حدد الفترة والمرجع
اذكر فترة التقرير ونطاقه والمستندات أو الاجتماعات التي يستند إليها. قارن التقدم بما كان مخططًا أو متفقًا عليه، ووضح البنود التي تغيرت منذ التقرير السابق.
افصل الحالة عن الإجراء
قد يوضح وصف الحالة أن مستندًا لم يصل بعد، بينما يحدد الإجراء من سيطلبه والموعد المستهدف. اجمع الحالة والمسؤول والإجراء والموعد في سجل يسهل تحديثه.
أبرز القرارات المطلوبة
حدد القرارات التي تحتاج إلى توجيه من العميل أو أحد الأطراف، والمعلومات اللازمة لاتخاذها. اربط كل قرار بالبند المتأثر به والموعد الذي يحتاج عنده المشروع إلى الرد.
اختتم بما سيحدث لاحقًا
لخص أعمال الفترة التالية والمستندات المنتظرة ومواعيد المتابعة. حافظ على مراجع ثابتة للبنود المفتوحة حتى يسهل تتبعها إلى حين الإغلاق وتوثيق ما استُكمل.
يتناول هذا الدليل طريقة تنظيم المعلومات والأسئلة الأولية. تُحدد متطلبات كل مشروع ودراسته وفق ظروفه ونطاقه.